Stok hataları çoğu zaman büyük kararlardan değil, küçük alışkanlıklardan doğar: elle düzeltilen bir hücre, etiketsiz bir raf, iki ürüne verilen aynı numara. Bu yazıda sık karşılaşılan sekiz hatayı ve her birinin önlenme yolunu anlatıyoruz.
1. Stoğu bir sayı olarak tutmak
Tabloda bir hücreye "120" yazmak kolaydır; ama bu sayının nereden geldiği kaybolur. Biri 5 adet çıkardığında hücreyi 115 yapar, bir başkası sayımdan sonra 118 yazar. Bir ay sonra farkın nedenini kimse bilmez.
Önlemek için stoğu hareketlerle tutun: giriş, çıkış, aktarım ve sayım. Stok bu hareketlerin toplamıdır; her rakamın arkasında bir tarih, bir kullanıcı ve bir neden olur. BARKODOS'ta stok doğrudan düzenlenmez, yalnız hareket girilir.
2. Konumları tanımlamamak
"Depoda 40 tane var" bilgisi, bu 40 tane üç ayrı rafa ve bir araca dağılmışsa yetersiz kalır. Ürün bulunamaz, sayım uzar, gereğinden fazla sipariş verilir.
Her depo, raf, mağaza, araç ya da şantiyeyi ayrı konum olarak tanımlayın. Ayrıntıyı ihtiyaç kadar tutun: her rafı ayrı konum yapmak sayım işini de artırır.
3. Aynı numarayı iki ürüne vermek
Bir GTIN tek bir ürünü gösterir. Satıştan kalkan bir ürünün numarasını yeni ürüne vermek, kasada ve pazar yerinde eski ürünün bilgileriyle karışmaya yol açar. GS1 kurallarına göre bir tüketici ürününe verilmiş GTIN başka bir ürüne yeniden verilmez.
Numaraları bir havuzda tutun: yeni ürüne sıradaki boş numara verilsin, pasife alınan numara kilitli kalsın. BARKODOS'un GTIN havuzu bunu kendisi denetler.
4. Varyantları tek numarayla geçmek
Aynı sabunun lavanta ve zeytin kokulu sürümleri, aynı kremin 50 ve 100 ml'lik ambalajları ayrı ürünlerdir. Tek numarayla satılırlarsa stok da satış da karışır.
Kural basit: müşterinin ayrı seçtiği her şey (renk, beden, koku, hacim, set) ayrı GTIN alır. İçerik ya da net miktar değişirse yeni ürün kaydı açılır.
5. Etiketi denemeden basmak
Binlerce etiket basıldıktan sonra fark edilen bir okunmama sorunu pahalıya mal olur. Sık görülen nedenler: barkodun fazla küçültülmesi, yüksekliğinin kesilmesi, sessiz bölgenin dolması ve düşük kontrast.
İlk etiketi basın ve okutun. EAN-13'ü %80'in altına küçültmeyin, iki yanındaki boşluğu koruyun, koyu çubuğu açık zemine basın. BARKODOS etiket ekranı ölçü ve okunurluk uyarılarını baskıdan önce gösterir.
6. Sayımı yılda bir yapmak
Yıl sonu sayımı bütün farkları bir kerede ortaya çıkarır; hangisinin ne zaman, neden oluştuğu artık bulunamaz. Üstelik bütün depo bir günde sayılmaya çalışılır.
Sayımı konumlara bölün ve dönemsel yapın: her hafta birkaç raf. Barkodla sayımda sistem sayılanı kayıtlı stokla karşılaştırır; fark küçükken nedenini bulmak kolaydır.
7. Son kullanma tarihini partiye bağlamamak
Tarih ürün kartında tek bir alan olarak tutulursa, aynı üründen farklı tarihli partiler rafta yan yana durduğunda hangisinin önce çıkması gerektiği bilinmez.
Her partiyi lot ve son kullanma tarihiyle kaydedin, tarihi önce dolanı önce çıkarın. BARKODOS tarihi 60 gün içinde dolacak partileri turuncu, geçmiş olanları kırmızı uyarıyla gösterir; etikete lot ve tarih GS1-128 ya da QR ile yazılır.
8. Bilgiyi tek kişiye bağlamak
Stok "depodaki tek kişi bilir" düzeniyle yürüyorsa, o kişi izne çıktığında iş durur. Kimin neyi değiştirdiği de bilinmez.
Rolleri ayırın: ürün tanımını ürün sorumlusu, hareket ve sayımı depo ekibi, ayarları yönetici yapsın. Her değişiklik denetim izine düşsün. Böylece bilgi kişide değil, sistemde kalır.
Özetle
- Stok: sayı değil, hareketlerin toplamı.
- Konum: her ürünün nerede olduğu.
- Numara: bir GTIN, bir ürün; pasif numara kilitli.
- Varyant: ayrı seçilen her sürüme ayrı GTIN.
- Etiket: ilk etiketi okutmadan seri baskı yok.
- Sayım: küçük parçalar, sık aralıklar.
- Tarih: parti bazında; önce dolan önce çıkar.
- Yetki: rol bazında, denetim izli.
